人事専任がいない中小企業必見！ChatGPTを活用して評価コメント作成を効率化する方法（Vol.7）

本日も大安吉日！貴社の業務効率化と、社員の皆様の笑顔が増えることを願って、ヒューマンソリューションから人事のヒントをお届けします。

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結論（要約）

中小企業において、人事専任の担当者がいなくても採用や労務管理を円滑に進めるカギは「生成AI（ChatGPTなど）を優秀なアシスタントとして活用すること」です。
ゼロから文章を考えるような時間のかかる事務作業をAIに任せることで、経営者や兼任担当者は「人と向き合う」という本来の人間味あるコア業務に専念できるようになります。

専任担当者がいない「兼任人事」が抱える2つの課題

栃木県内の多くの中小企業では、社長や総務・営業担当者が人事業務を兼任しており、以下のような悩みを抱えています。

• ゼロから文章を考える「時間と労力」の不足
• 課題：日々の本業に追われる中、求人票や面接の質問事項、内定者へのメールなどを白紙から考えるのは非常に負担が大きくなります。
• 採用市場のトレンドやスピード感に追いつけない
• 課題：宇都宮市などの地域においても採用競争は激化しており、魅力的なPR文をスピーディーに作成・更新する余裕がありません。

AI（人工知能）を活用して人事業務を効率化する3つの具体策

AIを導入することで、これまで丸一日かかっていた作業を数十分で終わらせることが可能です。

1. 求人票の作成とターゲット設計

• 具体策：AIに対して「栃木県で働く魅力」「求める人物像」「自社の強み」などの箇条書きのキーワードを渡し、求人票の文章を作成させます。
• 効果：数秒でベースとなる読みやすい文章が完成するため、あとは自社特有の魅力や条件を加筆・修正するだけで済みます。

2. 面接の質問作成と評価シートの標準化

• 具体策：募集ポジション（例：営業職、エンジニアなど）に合わせた効果的な面接の質問リストや、その回答に対する評価基準の作成をAIに依頼します。
• 効果：担当者の属人的な感覚に依存しない、公平で質の高い採用面接の土台づくりが瞬時に実現できます。

3. 社内通知や応募者へのメール作成（ドラフト作成）

• 具体策：内定通知、不採用通知、あるいは社内の労務に関する連絡など、気を遣うメール文章の「下書き（ドラフト）」作成をAIに任せます。
• 効果：「どう書けば角が立たないか」と頭を悩ませる精神的な負担と、文章作成にかかる時間を大幅に削減できます。

最後に：AIは「温かみのある対話」を生み出すためのツール

AIはあくまで業務を効率化するための手段であり、最終的に候補者や社員の心を動かすのは、私たち人間の熱意や共感です。
書類作成などの事務作業はAIに任せて効率化し、そこで浮いた貴重な時間を、社員との1on1や応募者との温かく人間味あふれるコミュニケーションに投資していきましょう。

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【次回予告】2月21日（土）

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